Pada kesempatan kali ini saya akan membahas tentang cara membuat jadwal meeting/rapat di microsoft teams. Pada aplikasi microsoft teams, kalian bisa membuat rapat langsung tanpa membuat jadwal terlebih dahulu, atau membuat jadwal dan membagikan link meeting ke peserta agar mereka dapat mengikuti rapat sesuai jadwal.

Baca juga postingan sebelumnya tentang Cara Menggunakan Microsoft Teams Bagian 1

Cara Membuat Jadwal Meeting

Untuk memulai membuat jadwal kalian dapat lakukan dengan dua cara yaitu:

1. melalui menu teams, pilih salah satu tim yang kalian ingin adakan meeting. kemudian disamping tombol meet (tanda panah kebawah) pilih Schedule a meeting.
2. melalui pilih menu Calendar kemudian klik tanda panah kebawah disamping kanan tab New Meeting lalu pilih Schedule meeting

setelah kalian pilih Schedule meeting pada salah satu cara diatas maka akan muncul jendela untuk membuat jadwal sperti berikut ini, dan kalian tinggal mengisi data sesuai jadwal yang ingin dibuat.

1. Pada baris Add title, isi judul rapat yang dilaksanakan
2. Baris Add required attendees isi dengan peserta yang ingin kalian panggil ke dalam rapat, atau bisa juga dikosongkan karena semua peserta yang mendapatkan link rapat dapat bergabung kedalam rapat nanti.
3. Pada baris tanggal dan jam, isi sesuai dengan waktu mulai dan berakhir rapat.
4. Pada tombol Does not repeat (tidak berulang) kalian bisa ganti apabila rapat kalian berulang setiap hari, minggu atau bulan.
5. Pilih Channel mana kalian adakan meeting pada tab Add channel
6. Tab Add location bisa diisi dan bisa juga dikosongkan
7. Buat keterangan mengenai meeting yang akan dilakukan atau bisa juga dikosongkan sesuai keperluan pada tab Details for new meeting
8. Setelah semua detail rapat diisi maka tombol save pada pojok kanan atas akan berubah menjadi Send. klik tombol Send untuk menyelesaikan pengturan jadwal rapat.

Cara megubah Opsi Rapat/Meeting

Jadwal yang sudah dibuat diatas bisa kalian atur bebrapa hal seperti: siapa yang boleh mengikuti rapat, siapa yang dapat melakukan presentasi dan lain-lain melalui Meeting Option. Untuk mengakses meeting option, ikuti cara berikut:

1. setelah jadwal dikirim maka pada jendela Calendar akan tertera time schedule yang berisi jadwal yang kalian buat sebelumnya. klik pada area jadwal yang ingin dirubah opsinya (warna biru). lalu pilih Edit
2. maka akan muncul kembali jendela untuk membuat jadwal seperti waktu kalian mulai mengatur jadwal.
3. pilih tab meeting option di bagian atas, maka jendela meeting option akan terbuka pada web browser.
4. jika diminta untuk masukan akun maka masukan akun yang sama saat kalian masuk ke teams untuk membuat jadwal.

1. jika jendela meeting option telah terbuka seperti gambar diatas, lakukan pengaturan yang diperlukan.
2. pilihan Who can bypass the lobby ( siapa yang dapat melewati lobi/mengikuti meeting).
   1. everyone (semua orang) maka peserta tidak perlu memasukan akun office 365/teams untuk mengikuti rapat.
   2. only people in my organization maka peserta yang tidak memiliki akun yang sama dengan kita tidak dapat mengikuti rapat.
   3. people in my organization and trusted organization, maka semua orang yang memiliki akun office 365 walaupun bukan organisasi yang sama akan dapat ikuti rapat.
3. always let callers bypass the lobby. orang yang kita undang untuk rapat apakah langsung masuk ruang rapat atau harus menunggu dulu.
4. Announce when callers join or leave. beritahukan ketika peserta bergabung atau meninggalkan rapat. silahkan pilih ya atau tidak
5. Who can present. Siapa yang dapat melakukan presentasi, pilihan everyone ( semua orang), people in my organization, specific people, atau only me
6. Allow attendees to unmute. Mengijinkan peserta untuk menghidupkan microfon (pilih yes atau no)
7. setelah selesai melakukan pengaturan jangan lupa klik save

Membuat Link Rapat

Setelah selesai melakukan pengaturan pada opsi rapat, kalian bisa membuat link bagi peserta untuk masuk mengikuti rapat. Caranya sebagai berikut:

1. masuk kembali di jendela edit jadwal.

2. klik kanan pada tulisan Click here to join the meeting lalu pilih copy link. silahkan kirim linknya atau persingkat link dengan aplikasi lain.

demikian postingan saya tentang cara membuat jadwal, berikutnya saya akan membahas tentang cara melakukan meeting dengan Teams.

Baca Juga: Cara Melakukan Rapat Dengan Microsoft Teams